Comunicación ante todo

¡Estamos entrando en una nueva era! El trabajo remoto se está imponiendo y, a medida que aumentan las comodidades, también aumentan los problemas de comunicación entre equipos distribuidos.

Las empresas no están limitadas a una ubicación determinada

Las empresas ya no están limitadas a la ubicación de sus oficinas, ya que ahora juegan con las reglas de todo el mundo, por lo que debemos cambiar la mentalidad para entender este nuevo paradigma. Un gran ejemplo es ofrecer un trabajo a un candidato, si consideramos un salario limitado a la ubicación del candidato, corremos el riesgo de que lo rechace porque puede haber recibido ofertas de todo el mundo, más tentadoras y mejor remuneradas.

Este concepto puede inducir problemas en cualquier nivel organizacional, las personas se compararán y lo que hacen con profesionales de todo el mundo y pueden pensar que no se les ofrece el mismo nivel de beneficios o que simplemente no se les paga lo suficiente. Entonces, ¿cómo se maneja este problema? haciéndoles sentir parte de algo increíble, ayudándoles a superar los obstáculos para el crecimiento personal y lo más importante de todo, manteniéndolos aprendiendo cosas nuevas.

No todo lo que brilla es oro, dice el refrán, y podemos aplicar el mismo concepto entre una empresa y sus empleados. ¡La gente no siempre busca dinero! el conocimiento es uno de los valores más grandes que se pueden proporcionar, como siempre predico lo siguiente: "El conocimiento primero, el dinero segundo; cuanto más sepas, más alguien estará dispuesto a pagarte por ello".

Coordinación entre zonas horarias

Ser una empresa distribuida en primer lugar no es una tarea fácil, gestionar la sinergia laboral entre personas que ni siquiera están en la misma zona horaria puede resultar un desafío mayor de lo previsto.

Recomiendo aprender a trabajar de forma asincrónica, es solo poner las piezas del rompecabezas juntas, pero el desafío es encontrar cuáles son esas piezas. Junto con mi experiencia profesional, detecté que la pieza más importante y también la más difícil es generar una cantidad equilibrada de contexto entre el equipo.

La forma en que lo he estado haciendo a lo largo de los años es entendiendo que la comunicación es clave y secundaria a ninguna, su equipo necesita estar en la misma página o no funcionará.

En segundo lugar, debe conocer sus fuentes de verdad, un lugar donde pueda verificar para aclarar dudas y buscar contexto porque siempre está actualizado. Desde mi experiencia, descubrí que hay dos tipos diferentes:

Uno representa la realidad de cada lógica empresarial, un gran ejemplo es el uso de Notion o Confluence como fuentes de verdad, donde detallamos lo que esperamos, por qué estamos haciendo lo que estamos haciendo, requisitos, casos especiales, etc.
También existe la necesidad de un segundo tipo relacionado con las cargas de trabajo y lo que el equipo acordó hacer, y es uno que ya conoces, los tickets creados que el equipo completará con el tiempo.

Necesitamos dos tipos diferentes porque mientras que el primero nos proporciona todo el contexto que podríamos necesitar, también tenemos la necesidad de detenernos en algún momento y decidir cuándo comenzar el proceso de implementación. Este último detalle explica lo que el equipo ha acordado hacer con la cantidad correcta de contexto para que puedan proporcionar suficiente valor y no ser bloqueados en el proceso, y lo necesitamos para poder seguir trabajando en la mejora y evolución.

Pensemos en lo que sucede cuando se tienen dudas sobre una tarea determinada, muchas personas crearían un comentario dentro del ticket, dejarían un mensaje invitando a la comunicación a través de un canal de chat, etc. Esto generalmente resulta en una gran cantidad de conversaciones significativas, confusión y más dudas, ya que no podemos entender completamente la intención del texto. ¿Cómo solucionarlo? Solo cambie el orden de los elementos de una manera diferente:

Solicite una llamada, hable entre sí y adapte de manera que las necesidades se cumplan en ambos lados.
Documente los resultados en el ticket relacionado y deje un historial que se pueda rastrear para situaciones similares en el futuro.
Está bien usar canales de chat para temas simples, pero pase a una reunión tan pronto como vea que la conversación no lleva a ninguna parte.
Las reuniones no están destinadas a agregar contexto o información nueva, actualice la fuente de verdad y compártala como primera opción.
Incluya el enlace de la fuente de verdad relacionado dentro de los tickets, pero también intente agregar toda la información necesaria de ella directamente en el ticket para dejar una definición de lo que se acordó en el momento de la creación.

Hay algunas otras formas sencillas en las que podemos mejorar esta mentalidad

Podemos empezar por comunicar las decisiones a través de todas las geografías, esto resultará en que las personas comprendan lo que está sucediendo y el por qué.

Minimizar la fricción en la configuración del ambiente de trabajo, tener documentación y algún tipo de guía mejorará los procesos de nuevas incorporaciones al equipo para conocer la forma en que se espera que trabajen y llegar al nivel requerido para comenzar a trabajar.

Definir claramente la definición de "listo", esto se relaciona con la necesidad de tener una fuente de verdad para la carga de trabajo, cuáles son los criterios de aceptación que necesitamos completar para mover una tarea como "lista". Además, recuerda lo que dije antes, una funcionalidad necesita tener un inicio y un final propio de tal manera que pueda proporcionar valor mientras es independiente.

Usar algunos de los conceptos ya proporcionados en los capítulos anteriores, por ejemplo, hacer programación en pareja o revisiones de código ayuda a distribuir el conocimiento entre las oficinas, ayuda a generar una estructura entre los equipos globales y minimiza la cantidad de colaboración necesaria.

Creando conexión

Alcanzar un nivel aceptado de afinidad entre los equipos distribuidos puede resultar desafiante, pero hay algunas cosas que podemos hacer para aumentar nuestras posibilidades:

Comunicar incluso los detalles más pequeños hasta que ambas oficinas encuentren un ritmo saludable.
Comunicar las decisiones.
Todos necesitan comprender la decisión y por qué se tomó.
No utilices los correos electrónicos ya que son una forma fácil de perder información.
Usa un sistema de gestión de contenido, por ejemplo, una wiki.
Crear canales para que los individuos y los equipos se comuniquen y vean las actualizaciones, otra gran idea sería crear canales para un futuro específico y las personas involucradas.
Dedica tiempo a crear una guía simple pero efectiva de "Introducción".